计划入库
理想的货物入库流程中,应在送货车辆到达之前安排好货物入库,并应事先将有关入库货物的信息与仓库团队进行沟通。 理想情况下,还应事先告知托运的货物和体积,甚至装箱单和/或运单的扫描副本。
- 一个组织在其直接管理的两个仓库/储存地点之间运送货物时,应该可以很容易地向接收地点预先提供送货信息。
- 如果相关仓库接收供应商等外部来源的货物,机构应尽量事先获得尽可能多的信息。
- 无论何种情况,机构都应指示即将抵达仓库或储存设施的车辆至少提前一小时致电,以确保仓库能够完全接收和卸载车辆。 业务繁忙的仓储设施需要计划车辆在特定的时间卸车。
接收货物时
接收货物入库时应采取的步骤包括:
- 记录每项货品的重量和体积。
- 参照运单全面清点。 在运单上注明件数差异或损坏情况。
- 应检查所有接收的货物。
- 对于带有效期的货物,应在存货卡和仓库分类账上记录,并参照采购订单或装箱单进行对比。
- 对于危险货物,应在存货卡和仓库分类账上正确记录、贴上正确的标签,并根据其储存要求正确隔离。
- 为接收的货物填写一份收货通知单 (GRN)。
- 将货物放置在仓库/储存室内适当的相应位置。
- 在仓库办公室中妥善保存收货通知单和运单的纸质副本。
- 货物入库后,应更新存货卡。 如果尚无存货卡,应制作新的存货卡。
- 根据安保、仓库容量和组织政策,未事先通知即抵达的货物可能会被拒绝入库。
- 如果接收的货物损坏或过期,应拒绝接收并尽可能退回。 如果无法拒收(内部转移),则应将损坏或过期的货物与主货物分开,放在明确标记的位置,以便日后修复或处置。
计划调度
与计划入库一样,仓库和组织也是通过一定的步骤来计划货物的调度:
- 事先计划货物的调度并与仓库沟通。
- 应授权下达正式的放行令,并向相关仓库工作人员签发正式的提货单
- 应给仓库留出时间来捡货、理货并为提货做准备。
- 如果无法调度(货物已损坏、过期或找不到),应通知申请方,并修改放行命令。
- 应事先确定并计划提货车辆。 根据管理仓库的组织的政策,可延迟或拒绝计划外的提货车辆或非计划提货的车辆。
调度货物时
从仓库中放行货物时应采取的步骤:
- 实物清点集中的货物的件数以确认数量正确。
- 填写运单或货物放行单(如果运输条款要求),其中包含有关放行货物的信息、日期以及放行人和提货司机的姓名。
- 将存货卡和库存分类账更新为新件数。